Руководство дизайнера по соблюдению всех сроков

Как дизайнеры, мы всегда решаем дюжину задач одновременно – будь то работа с запросами клиентов, ведение бухгалтерии или проверка наличия работы в следующем месяце. Помимо всего этого, нам тоже есть над чем поработать. Знаете, проектирование вещей.

Если у вас еще нет системы для отслеживания всех ваших обязанностей, она вам нужна. К счастью, кто-то уже придумал систему управления задачами, идеальную для творческих людей. Это называется «Getting Things Done», или GTD, и мы собираемся показать вам, как это может снизить уровень стресса и дать вам больше времени для реального проектирования.

Меньше стресса

Книга «Как привести дела в порядок», созданная бизнес-гуру Дэвидом Алленом, основана на основной философии. Это предполагает, что стресс возникает из-за того, что вы держите в голове незавершенные дела. Будь то встреча, о которой вы не договорились, или телефонный звонок, который вы постоянно откладываете, все это отвлекает вас днем ​​и беспокоит ночью.

Стресс – это серьезно. В худшем случае это может вас убить: каждый год 180 000 человек в Великобритании теряют сознание от болезней, связанных со стрессом. Прежде чем оно вас убьет, оно сделает вас несчастным, истощенным и поставит под угрозу вашу продуктивность. Итог: уменьшите стресс, и вы станете лучшим дизайнером.

Входить Как добиться цели. Это структурированный метод управления всеми незавершенными задачами. Это дает вам последовательный рабочий процесс, который вы можете использовать для записи каждой работы и ответственности на вашей тарелке, а затем приступить к делу.

Дэвид Аллен написал свой бестселлер по этой технике еще в 2002 году, и с тех пор он постоянно пересматривался. Мы очень рекомендуем это. Но даже не читая книгу, легко понять основные принципы. По сути, рабочий процесс состоит из пяти этапов: сбор, уточнение, систематизация, размышление и, наконец, вовлечение. Давайте подробнее рассмотрим каждый из них:

01. Собирать

На этом этапе вы составляете исчерпывающий список задач; все, что вам нужно сделать, и все, что вы хотите сделать. Все они попадают в «входящие» или «корзины». (Примечание: этот подход сразу исключает некоторые инструменты управления задачами, поскольку они требуют от вас ввода сроков выполнения и классификации элементов по мере их добавления. В GTD это происходит на следующих двух этапах.)

02. Объяснить

Начиная с начала списка, вы классифицируете все свои задачи по приоритету. Некоторые вы сможете сделать сразу, другим придется подождать. Некоторым вы сможете указать крайний срок, а другие можно делегировать кому-то другому. Как дизайнер, некоторые из ваших задач уже будут иметь конкретные сроки сдачи клиентам. Также удобно устанавливать собственные вехи на этом пути, чтобы не сбиться с пути.

03. Организовать

Теперь вы складываете свои задачи в списки. Книга «Как привести дела в порядок» предлагает сортировать дела по «контекстам». Например, список с названием «электронные письма для отправки» или «звонки для совершения». Как дизайнер, у вас могут быть более конкретные контексты — например, «отправить на печать» или «выставить счет клиентам».

04. Отражать

Рефлексия — важная часть рабочего процесса; это означает регулярную проверку списка задач, чтобы увидеть, что нужно сделать, и добавление элементов, которых там нет. Сайт GTD предлагает проверять свой список раз в неделю, но в быстро меняющемся мире дизайна вы, возможно, захотите начинать каждый день с обзора и перераспределения приоритетов своих задач.

05. Привлекать

Вся подготовка с 01 по 04 этапы была для этого: 05 этап, выполнение дел. Вы можете работать со своими списками задач, не отвлекаясь на фоновую болтовню и не беспокоясь о том, что вы еще не сделали, чувствуя себя менее напряженным и лучше контролируя ситуацию.

Планирование на практике

Допустим, вы начинаете неделю с серии плакатов и дизайнов упаковки, которые нужно доставить, встречи с клиентом, к которой нужно подготовиться, и выставления большого количества счетов за предыдущую неделю. Вам также придется разыскивать клиента, чтобы получить задание, которое еще не выполнено, и получить некоторые разъяснения по другому заданию, прежде чем начать над ним работать.

Первое, что нужно сделать, — это составить глобальный список дел на основе всей проделанной работы — собрать его в одном месте. Далее вы уточняете, какие работы можно выполнить сразу. Письма клиентов соответствуют этой категории.

У вас есть фиксированный срок сдачи готовой проектной работы, поэтому разбейте ее на более мелкие этапы и решите, какие части вы можете сделать сразу, а какие запланировать на потом. Затем вы можете назначить время для подготовки к встрече и выставления счетов.

Продолжайте ломать вещи

Когда вы это сделаете, каждый тип задачи попадет в отдельную категорию. GTD говорит о контекстах (например, объединении в одну работу, которую вы выполняете, находясь в определенном месте), но вы можете управлять этим любым логически подходящим для вас способом.

Как только вы начнете относиться ко всей своей работе подобным образом, ваши списки будут расти по мере того, как вы будете просматривать их ежедневно, но вы также получите психологическое вознаграждение за выполнение задач.

Гипотетически именно так вы применяете GTD к проектированию. Вы можете еще больше упростить работу, используя приложение для управления задачами с рабочим процессом «Как привести дела в порядок».

На протяжении многих лет мы использовали множество различных онлайн-менеджеров задач и Тодоист получает приз за самое улучшенное обслуживание из группы. Когда-то Todoist сильно зависел от сочетаний клавиш, теперь у него свежий и дружественный интерфейс, который упрощает применение основ GTD. Раздел «Коллекция» в Todoist — это «Входящие».

Здесь вы можете быстро добавлять задачи — с разным уровнем детализации. Вы также можете установить даты завершения этих задач и назначить один из четырех приоритетов (высокий, средний, низкий или отсутствие).

Затем вы сможете организовать свои задачи Todoist в проекты. Например, вы можете создать общий «рабочий» проект, а затем разделить его на подпроекты: электронные письма, презентация, выставление счетов и т. д.

Это все полностью открыто и зависит от вас. Каждый проект (или подпроект) может иметь цветовую маркировку. В качестве дополнительного стимула Todoist геймифицирует вашу продуктивность, отображая вашу эффективность с течением времени на графике – как будто вам нужна дополнительная поддержка.

Существует онлайн-версия с приложениями для Android и iOS и плагинами для Chrome и Gmail. Это бесплатно, но вы можете подписаться на дополнительные функции встроенных заметок и фильтрации на основе тегов. Это обойдется вам в 29 долларов (18 фунтов) в год.

Еще один инструмент, заслуживающий внимания: Моя жизнь организована (MLO). Он создан для подхода GTD с нуля. Версии для Mac нет, но есть версии для iOS, Blackberry, Android, Windows Mobile и Windows. Еще одна черная метка заключается в том, что нет версии для браузера, хотя вы можете приобрести облачное хранилище в качестве дополнения за 14,95 долларов США (11,41 фунтов стерлингов) в год.

Базовые мобильные версии бесплатны, поэтому подписка на облако — это все, что вам придется заплатить, если вы используете ее на iPhone или iPad. Для доступа к некоторым функциям вам необходимо перейти на Pro-версию MLO, стоимость которой составляет 19,99 долларов США (около 12 фунтов стерлингов). Если вы предпочитаете настольную версию, она будет стоить 49,95 долларов США (30 фунтов стерлингов), но есть также 45-дневная пробная версия, так что у вас будет достаточно времени, чтобы решить, подходит ли она вам.

My Life Organized использует полный спектр определений и жаргона GTD. Хотя интерфейс похож на Todoist, он немного сложнее. Если вы действительно увлекаетесь GTD, он даст вам все инструменты, необходимые для евангельского следования этой технике.

Больше времени на дизайн

В конечном счете, однако, важны не инструменты, которые вы используете, а общее изменение подхода. Вы можете применить основы GTD, используя диспетчер задач, входящий в состав Microsoft Outlook, электронную таблицу или большую доску, установленную над вашим столом. У Дэвида Аллена сайт ГТД вы можете купить шаблоны и руководства, которые помогут вам настроить привычные инструменты, такие как Evernote, или использовать встроенные в iOS приложения.

Важно то, что GTD дает вам проверенный и надежный способ организовать свое время и сроки. Все, что позволяет вам продолжать свою основную работу по проектированию вещей, должно быть хорошим.

Какую систему вы используете для организации своей работы? Дайте нам знать об этом в комментариях!

Слова: Карл Ходж

Карл Ходж — технологический журналист, преподает цифровую журналистику в Лидс-Метрополитене и пишет книги. Следуйте за ним в Твиттере @Карлходж.